8-800-707-02-78      +7 (495) 927-02-78       info@centrobit.ru

Очевидные факты об автоматизации, которые не все еще осознали. Часть 1

21
Сен

Автоматизация в широком смысле – процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде (как физическом, так и интеллектуальном). Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса – от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, Centrobit предлагает целый набор решений по автоматизации: от создания B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков до системы управления контентом сайта интернет-магазина.

Сегодня расскажем о том, почему автоматизация – в широком смысле слова – это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашему бизнесу.

Что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017г. сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будет автоматизирован к 2055 году. Что «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь идет в первую очередь о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация – это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, – ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже – несколько поводов к размышлению для тех, кто считает, что автоматизация им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Системы по автоматизации – от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов – стоят денег. Теоретически, их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как считают (опять же) в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле – по итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизационных решений в денежном выражении превышают затраты в 3-10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора» – в том числе в тех индустриях, где без присутствия человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков Agora Optima, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10–15%.
Конечно же, это не означает, что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые необходимо будет интегрировать между собой, и работе с которыми придется учиться. А это – гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся, рутинных процедур – их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами – например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн – вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения – убежденности в том, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет – затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека – не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций по тому, как ее выполнять, – меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит Брэндон Тернер (Brandon Turner), вице-президент BiggerPockets:

«Я не знал, что конкретно должен делать [мой] персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было, в итоге этот человек просто сидел без работы».

Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять: 1) как ее выполнять и 2) каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен – вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Речь, разумеется, не идет о том, что решения по автоматизации лучше людей – это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам нечего бояться – их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию – желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя» – он проявляется у руководителей, которые хотят почувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и всю компанию. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время – невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых – избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя» – как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив – никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Однако это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы – не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки и развертывания аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к специалисту-медику. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же – компании, для которых решение таких задач – основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности, но она точно будет надежной – до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит:

  1. Экономия на автоматизации – это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время – свое или сотрудников – которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию с рутинных и понятных задач.
  2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника работу, которую может сделать сервис: его не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными, творческими вопросами.
  3. Не бойтесь, что решения по автоматизации лишат вас возможности контролировать ситуацию: это не так. Они сэкономят вам время на действительно важные управленческие задачи. Кроме того, у вас всегда остается возможность следить за сводными аналитическими показателями – это гораздо полезнее для развития компании, чем выполнение всех работ вручную.
  4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис – в том числе потому, что уже помог большому количеству бизнесов, каждый из которых по-своему уникален.

Во второй части мы расскажем, почему автоматизация – это не «помощник для ленивых» и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует – и это нормально.