8-800-707-02-78      +7 (495) 927-02-78       info@centrobit.ru

Очевидные факты об автоматизации, которые не все еще осознали. Часть 2

9
Окт

Мы продолжаем разговор об автоматизации – рассказываем, почему многие из рабочих процессов, которые окружают нас, можно без проблем доверить ИТ-системам. В первой части мы разбирались с заблуждениями о том, что на автоматизации всегда можно сэкономить, сотрудники делают рутинную работу лучше, а руководитель, внедряя автоматизацию в бизнес-процессы, теряет над ними контроль. В сегодняшнем материале разберем еще несколько поводов к размышлению для тех, кто еще не готов доверить рутинные процессы сервисам.

Идеальных решений нет – и это нормально

В первой части большого разговора об автоматизации мы говорили о том, что далеко не все решения в этой области компания может сделать силами своих специалистов – а если и сможет, то они вряд ли получатся такими же надежными, удобными и масштабируемыми, как специализированные разработки.

С другой стороны, очевидно, что и идеальных решений в этой области не существует – любой продукт на рынке ориентирован на широкую аудиторию, и кастомизировать его под всевозможные особенности клиента вряд ли получится. Однако понимание того, что идеальных решений нет – не повод отказываться от просто хороших решений.

И если в прошлый раз мы говорили о том, что решение от стороннего производителя более надежно, то сейчас стоит обратить внимание на расходы: автоматизировать тот или иной бизнес-процесс своими силами с учетом своих потребностей – дорогостоящее занятие. И расходы в данном случае – это не только зарплата программиста (которого придется нанять, если его нет в штате. А если есть – понадобится как-то объяснить ему, что объем его работы серьезно возрастет).

Для решения задачи, пусть и достаточно тривиальной, вроде создания своей внутренней системы учета товаров, понадобится также вовлекать в процесс менеджеров и руководителей. Чтобы спроектировать то самое «идеальное решение», аналогов которому не будет на рынке, понадобятся усилия многих людей – вряд ли программист, не погружаясь в специфику ваших бизнес-процессов, сможет сделать все самостоятельно.

Это, в свою очередь означает, что те, кто будет занят на проекте, не смогут выполнять свои прямые обязанности – либо будут заниматься ими неполный рабочий день. Добавьте к этому необходимость: разбираться в создании технических заданий, планировать процесс разработки, тестировать и дорабатывать систему, внедрять ее в производство – стоимость идеального решения даже для самой банальной задачи возрастает несопоставимо с важностью этой самой задачи.

Кроме того, даже если такое решение было найдено, а система – разработана и внедрена, всегда остается риск, что программист не оставит подробной документации к проекту, а те люди, которые работали над системой, покинут компанию – в итоге малейшая проблема станет неразрешимой. Нужно выполнить еще одну задачу? Доработать интерфейс? Добавить новые параметры в таблицу? Никто в компании не будет знать, как работает то, что у вас внедрено, и что с этим делать. Невеселая перспектива для «лучшего из решений».

Делать самому – дорого, не делать ничего – еще дороже

Итак, создавать собственное решение – недешевое удовольствие. К тому же всегда остается риск: 1) получить в итоге не то, что вы задумывали, 2) не получить вообще ничего, 3) остаться один на один с системой, которая работает как «черный ящик» – делает что-то, но вы толком не знаете, что.

В такой ситуации можно оставить все как есть, чтобы не рисковать и не тратить деньги. В первой части материала мы говорили о том, что экономить на автоматизации – не лучшая политика. Сейчас разберемся, почему решения по автоматизации обойдутся вам дешевле, чем «политика полного невмешательства»:

Предсказуемость

Система – в отличие от человека – дает вполне предсказуемый результат. Возьмем как пример работу площадки agorab2b.ru: вы видите товары на складах поставщиков и цены на них и можете планировать свои закупки и резервировать товары.

В отсутствие этой системы вашему сотруднику приходится получать всю информацию по телефону или по электронной почте – и даже самый исполнительный сотрудник не сможет гарантировать, что на стороне поставщика всегда будет человек, готовый ответить на ваши вопросы.

Кстати, предсказуемость заметно возрастает, если систему разработали не один-два человека внутри компании, а штат программистов, которые осуществляют поддержку продукта. В этом случае вы можете быть уверенными, что за процесс отвечает не черный ящик, использующийся по принципу «работает – не трогай», а система, которую регулярно проверяют, обновляют, тестируют и улучшают.

Точность

Обычно первыми под автоматизацию подпадают рутинные процессы – они могут быть не очень сложными, регулярно повторяемыми, но требуют особой точности. Для автоматизированной системы такие задачи не представляют сложности – чего, опять же, не скажешь о людях. Повторяющаяся, однообразная работа, требующая при этом полного самоконтроля и высокой точности – это действительно тяжелый и неблагодарный труд, который гораздо удобнее доверить машине.

Масштабируемость

Еще одна особенность решений по автоматизации – то, что объемы их работы можно плавно увеличивать параллельно росту бизнеса. Причем такое увеличение может пройти совершенно незаметно для ваших сотрудников – чего не скажешь о работе «вручную».

Предсказуемость, точность и масштабируемость стоят дорого – когда они зависят от людей, а не от сервисов. Представьте, что вам нужно обучить сотрудника, который должен получать от контрагентов точную информацию по товару, причем любой ценой (предсказуемость). При этом важно, чтобы он не ошибался и фиксировал всю информацию вплоть до каждой цифры (точность). А теперь представьте, что вместо одного такого идеально сотрудника вам нужен отдел из десяти человек, которые будут выполнять ту же работу с тем же уровнем качества не мешая друг другу (масштабируемость).

Даже если зарплата всех этих людей будет невелика, всегда существует вероятность, что кто-то начнет допускать ошибки, и весь процесс развалится. Отказываться от автоматизации – дорого и рискованно. Не говоря уже о том, что ваши сотрудники будут намного счастливее, если в их работе станет меньше рутины.

Автоматизация – это не от лени

Еще одно заблуждение: автоматизируют процессы те, кто просто не любит работать. На самом деле это совсем не так: автоматизация помогает вам (если уж так случилось, что вы – трудоголик) работать больше. Просто потому, что высвобождает ваше время для креативных, сложных задач, «отрезая» всю рутину. С одной стороны, это позволяет аккумулировать больше времени на другие работы. С другой стороны, побочный процесс любой автоматизации – появление большого количества статистических данных, которые, в свою очередь, можно анализировать, чтобы улучшать существующие процессы и принимать более точные решения – на это тоже требуется время и силы.

Наконец, поскольку задача любой автоматизации – создание процесса, ориентированного на предсказуемый результат, до внедрения любого решения придется приложить усилия к тому, чтобы разобраться с собственными задачами и понять, как можно оптимизировать их за счет ИТ-решений. Это, опять же, требует времени, но окупается многократно.

Вердикт: автоматизация действительно поможет вам работать меньше, если такова была ваша задача. Во всех остальных случаях решения по автоматизации помогают выполнять намного больше сложных дел в единицу времени. А также принимать более взвешенные управленческие решения на базе статистических данных.

Автоматизация – не только для крупного бизнеса

И это тоже заблуждение – хотя на первый взгляд кажется, что для небольших компаний просто нет подходящих решений, которые не требуют команды специалистов и внедрения многомиллионных высокоинтеллектуальных систем. На самом деле решения по автоматизации могут варьироваться – от сложных до относительно простых и удобных для малого бизнеса.

Почему небольшим компаниям стоит обратить особое внимание на такие решения? Как минимум потому, что в небольших проектах просто недостаточно сотрудников, чтобы препоручать всю рутинную работу им. А если кто-то из команды уходит в отпуск или на больничный, объем работы, которую в таких условиях приходится выполнять вручную, становится неподъемным.

Кроме того, в условиях ограниченной команды и небольшого проекта очень сложно масштабировать бизнес – особенно когда у всех слишком много работы и нет свободного времени для того, чтобы находить новых клиентов, придумывать нестандартные решения или вести длительные переговоры. В итоге проект стоит на месте – просто потому, что масштабировать его некому.

Еще один плюс автоматизации на раннем этапе – возможность постепенно расти и достраивать существующие решения шаг за шагом, по мере роста проекта. Такой плавный переход помогает избежать ситуаций, когда потребность в автоматизации становится критической, и нужно перестраивать всю уже сложившуюся систему с нуля.

Что все это значит:

  1. Погоня за идеальным решением по автоматизации, как правило, приводит к тому, что вы не получаете того, что хотели: либо созданный своими силами продукт оказывается слишком дорогим, либо вы остаетесь один на один с черным ящиком, который невозможно изменить или доработать. Сторонние решения, пусть не идеальные, а просто хорошие, способны на большее: их вы точно сможете адаптировать под большинство ваших задач – причем в любой момент.
  2. Не автоматизировать вообще ничего – не просто плохая, но и очень дорогая стратегия (возможно, она обойдется даже дороже, чем собственные разработки). Предсказуемость, точность и масштабируемость рутинных задач – то, чего очень сложно добиться от сотрудников, не превращая их в измученных роботов. Системе это удается гораздо быстрее и проще.
  3. Автоматизация – это не признак лени, а способ повысить свою продуктивность (и продуктивность всей компании). Хотя если вы хотели работать меньше – с автоматизацией это тоже возможно.
  4. Автоматизировать бизнес-процессы на раннем этапе – удачная стратегия. Это позволит снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить риск авралов в случае, если кто-то из них не выйдет на работу. Кроме того, автоматизация поможет плавно масштабировать ваш проект – в конце концов, каждый малый бизнес хочет стать средним, а затем и крупным.